ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, o aquellas que las modifiquen para la correcta protección, administración y manejo de datos personales, expide la siguiente política como responsable del manejo de toda la información personal que por su actividad comercial tenga que administrar bajo los términos de responsabilidad, integridad y confidencialidad.

Por lo anterior es importante que nuestros clientes, proveedores, empleados y usuarios en general a nivel nacional o internacional de ser el caso, conozcan nuestra política de tratamiento y protección de datos personales, razón por la cual la publicamos en nuestros canales digitales.

1. OBJETIVO

La presente política tiene como objetivo fundamental dar cumplimiento a las normas y decretos establecidos para el manejo de datos personales, para ello adopta y establece las reglas aplicables al tratamiento de datos recolectados, tratados y/o almacenados por ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA.

• AMBITO DE APLICACIÓN

La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales que estén registrados en su base datos y demás medios informáticos, solicitados por ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA para el desarrollo y cumplimiento de su objeto social.

• ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Esta política se aplicará y es obligatoria para las siguientes personas naturales o jurídicas.

1. Representantes legales y/ o Administradores societarios.
2. Personal interno de ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, directivo o no que custodien y traten datos de carácter personal.
3. Contratistas, personas naturales y jurídicas que presten sus servicios a ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
4. Los accionantes, Revisores Fiscales, Abogados y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
5. Personas públicas o privadas en condición de usuarios de los datos personales.
6. Las demás personas que establezcan la ley.
7. POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, en cumplimiento de la Ley 1581 De 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas, o aquellas que la modifiquen, ha establecido la presente política la cual tiene como finalidad la de salva guardar todos los datos personales que reposan en sus bases de datos al igual que la información que sean recolectada para el cabal funcionamiento y cumplimiento de su objeto social que es el de la prestación del servicio de transporte terrestre por carretera.

Para tal fin ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, se compromete con todos sus clientes, proveedores, empleados, exempleados y usuarios en general a custodiar y dar buen manejo a los datos que nos sean suministrados.

Para el cumplimiento de la presente política, ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, mantendrá:

• Actualizada sus bases de datos.
• Solicitará a sus titulares las respectivas autorizaciones para el manejo de sus datos personales.
• No suministrara ningún dato personal a terceros sin la previa autorización de los titulares de estos.
• Atenderá inquietudes y sugerencias encaminadas a la protección de datos personales.
• Hará firmar a sus empleados cláusula de confidencialidad para garantizar la reserva de toda información personal registrada.
• Solamente divulgara los datos que, por solicitud expresa de las entidades de vigilancia, control, o autoridades pertinentes, tengan la facultad legal de solicitarla.
• Mantendrá un manual de manejo, administración y protección de datos donde se podrá consultar su alcance, objetivo, deberes, obligaciones de la empresa y de los titulares o dueños de los datos personales y demás inquietudes que tengan los clientes, proveedores, empleados, exempleados y usuarios en general.
• Para cualquier reclamo mantendrá un canal de comunicación teniendo como sede principal la ciudad de Bogotá en la Carrera 69b # 15 a – 35, Zona industrial de Montevideo. En caso de cambio de dirección avisará oportunamente a los clientes, proveedores, empleados, exempleados y usuarios en general, al igual que a las autoridades competentes en materia de Transporte de Carga por carretera.
• Hará capacitaciones a su personal para garantizar la protección de datos personales.
• Mantendrá actualizada la hoja de vida de sus empleados conservando la confidencialidad de la información suministrada.
• El conocimiento, ejercicio y utilización del presente manual es de responsabilidad de todo el personal de ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, Sopena de las acciones disciplinarias a que haya lugar.
• DEFINICIONES

Las definiciones utilizadas en esta política para la protección de datos se toman de acuerdo con lo consagrado en la Ley 1581 de 2012, Circular 002 de 2015 y otros requisitos legales para aplicar dicha disposición.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• RESPONSABLES

ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, como persona jurídica, es responsable del tratamiento de datos que se encuentran registrados en la base de datos de cada una de las áreas de la Organización, sin embargo, ha determinado un responsable que es la Sub-Gerencia y el personal que se encuentra bajo su cargo.

CANALES DE INFORMACION

ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, ha establecido como canales de comunicación los siguientes:

Dirección: Sede principal ubicada en Bogotá, Cr 69b # 15 a – 35 Zona industrial de Montevideo.

Página Web: https://rocalogistica.com/

E-mail: atencionalcliente@rocalogistica.com

• PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, estructura su política de Protección de datos con base en los siguientes principios:

1. Principio de finalidad: El tratamiento de la información en ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, se alinea con la Constitución y la Ley, el cual se enmarca en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
2. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
4. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del titular a obtener del encargado del tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernen.

• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. Se asegura esta confidencialidad con un acta de confidencialidad que en caso de ser violada el personal se verá inmerso en una situación jurídica a la cual deberá responder.

• DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, tendrán los siguientes derechos:

1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibidos o no han sido autorizados.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta ley.

• Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los titulares de datos personales tiene derecho a conocer en cualquier momento el uso que se ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al responsable de la información.

• Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, para el tratamiento de los datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Derecho a acceder a sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán acceder de una forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA POLÍTICA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.
  
  • Deberes para los RESPONSABLES del tratamiento.

Cuando ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio el derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgado por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información.
6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

• Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales.

Cuando ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio el derecho de Hábeas Data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
4. Actualizar las novedades sobre la información reportada por los titulares de los datos dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
6. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.  AUTORIZACION

La recolección, uso, almacenamiento, circulación o supresión de datos personales por parte de ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos. ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

1. Forma y mecanismo para otorgar la autorización:

La autorización deberá constar en un documento físico que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico. La autorización será emitida por ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, y será puesta a disposición del Titular previo al tratamiento de los datos personales, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, para los procesos que requiera la información de un titular, al momento de solicitar la autorización expresando con exactitud el tratamiento de dichos datos, el cual deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente:

1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, que en el caso de ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, se enmarcan en el cumplimiento de su objeto social.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas traten sobre datos sensibles.
3. Los derechos que le asisten como titular. 

1. Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datos

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad judicial competente tales como juzgados y/o fiscalía general de la nación.
• TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, en cumplimiento de su objeto social realizará el tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, exempleados y usuarios de sus servicios directamente o por parte de sus contratistas. La recolección de datos personales se limitará a aquellos datos que sean pertinentes, adecuados para el cumplimiento de la prestación del servicio de transporte de carga por carretera, salvo los casos expresamente previstos por la Ley, motivo por el cual no se podrán recolectar datos sin ninguna autorización por parte del titular, de igual manera no se recolectará datos de niños o niñas menores de edad, los datos solamente podrán ser divulgados por solicitud expresa de las entidades de vigilancia, control o las autoridades pertinentes que tengan la facultad legal de solicitarla.

Las fotografías, datos, videos o cualquier otra información que contenga datos personales de los trabajadores y/o familiares que se obtengan en actividades de integración, recreativas o de formación efectuadas por la Empresa, se entiende que solamente serán utilizadas para fines institucionales.

Los datos también se corregirán o actualizarán con la autorización expresa del titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

La destrucción de los datos personales no aplicará para empleados y exempleados, en cumplimiento de las normas laborales vigentes en Colombia.

ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, solamente conservará los datos de sus clientes proveedores y otros usuarios que sean necesarios; los datos que hayan sido usados temporalmente se salvaguardaran y no se utilizaran sin la previa autorización de sus titulares. La trasferencia de datos de los clientes, proveedores y otros usuarios se trasferirán de acuerdo con la ley y serán solamente transmitidas para fines de cumplimiento legal, para las autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares o causahabientes de datos que reposen en ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, podrán presentar solicitudes para la consulta de dichos datos en cualquier momento a través del responsable y los encargados del tratamiento de la información.

El responsable o encargado del tratamiento suministrará la información requerida dentro de los 10 días hábiles siguientes a dicha solicitud.

Para la atención de consultas se deberá dirigir una carta a ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, señalando claramente los datos que desea consultar y los datos de contacto a los cuales se deberá dirigir la respuesta.

1. Peticiones

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar una petición ante el responsable o encargados del tratamiento de la información de la siguiente manera:

1. La petición debe formularse mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular (nombre completo, número de identificación, tipo de relación con ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA), la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, la dirección a la cual puede enviarse respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si la petición resulta incompleta se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas, si dentro de los 2 meses siguientes a esta solicitud de documentos no presenta respuesta al requerimiento, se entenderá que ha desistido de la petición.

• La petición será incorporada en las bases de datos de ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, a través de le leyenda PETICIÓN EN TRAMITE y el motivo de dicha petición. La leyenda se mantendrá hasta que la petición sea atendida o desistida.
• El término máximo para atender una petición será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al de su recibo.
• El titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento en ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA.

El departamento jurídico de ROCA LOGISTICA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LTDA, será el encargado de monitorear y hacer seguimiento a los trámites para garantizar las respuestas a las peticiones recibidas dentro de los términos establecidos en esta política.

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REPRESENTANTE LEGAL